- 連絡を受けた日時、相手の部署・担当者・連絡先を控えた
- 確認したいとされた内容を、言われた言葉に近い形でメモした
- 対象になりそうな期間・サービス・利用者さんをわかる範囲で整理した
- 訪問の日時（またはオンラインかどうか）と、求められた書類を一覧にした
- 管理者さんと共有し、行政とのやりとりの窓口を決めた
- 職員に、通報者を探さないことを伝えた
- 対象の場面のサービス提供記録・勤務表・苦情受付の記録を確かめた
- 記録をあとから書き足したり、書き直したりしていない
- 足りなかった点について、経緯を説明できるよう整理した
- 指導後に改善を記録する担当と時期のめどを決めた
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