「この電気代、デイと居宅のどっちにつける？」。介護事業所の会計は、事業所ごと・介護保険事業とそれ以外で分けて管理するのが基本です。共通経費の按分ルールを1枚にまとめて、毎月同じ手順で回せる区分経理の進め方を、一緒に整えます。

「来月から新しい方が入ります」「今月末で辞めることになって」。介護事業所の入職・退職は、労務の手続きに加えて、資格証の確認や勤務形態一覧表、変更届、アカウントの停止まで、事務の仕事が一気に増えます。もれやすいところを「職員台帳」1枚にまとめて、毎回同じ順番で回せる形を一緒に整えます。

通帳に国保連からの入金。「これで先月分は終わり…でいいんだっけ？」と、どこか落ち着かない気持ちになっていませんか。介護報酬の入金消込を「未収台帳の1行に✓を付ける」作業に分けて、国保連分と利用者負担分の消し込み方、差額の残し方、会計担当への渡し方まで、毎月迷わない流れを一緒に整えます。

「請求書、母の家じゃなくて私の家に送ってもらえますか」。そんな電話のたびに、どこに何を書き換えればいいか迷っていませんか。請求書の「宛名」と「送付先」を分けて持つ考え方から、別居のご家族・成年後見人あての管理表、封入前の確認まで、毎月迷わない形を一緒に整えます。

運営指導の準備で勤務表を出したら、タイムカードと合わない日がいくつも。急な休みや代わりの出勤が重なる現場では、ずれは起きて当たり前です。予定の勤務表と実際の勤務を月ごとに突き合わせて、ずれを「説明できる形」に整える手順を一緒に整理します。

「身元引受人の欄、書ける人がいないんです」。契約の日にそう言われて、言葉に詰まったことはありませんか。身元引受人と連帯保証人を「連絡」「支払い」「引き取り」の役割に分けて、極度額の書き方や、頼れる人がいない方への向き合い方まで、書類の扱いを一緒に整理します。

「最新版に更新してください」というお知らせが届くたびに、押していいのか少しドキッとしますよね。介護請求ソフトのマスタ更新とバージョン管理を、更新前・更新後・月遅れ請求のときの3つの場面に分けて、毎回同じ手順で確かめられるように整えます。

「今年も満足度アンケート、お願いね」。そう頼まれて、去年の用紙を探すところから始まっていませんか。介護事業所の利用者・家族アンケートを、つくる・配る・集計する・結果を返すまで、事務の目線で一緒に整えます。

「今度の日曜、母に会いに行けますか」。面会の電話を受けるたびに、答えが職員ごとに少しずつ違っていませんか。介護施設の面会ルールの案内、予約の受け方、当日の受付までを、事務の目線で一緒に整えます。

口座振替の人、振込の人、窓口で現金の人。支払い方法がばらばらだと、月末の入金確認だけで一日が終わってしまいますよね。利用料の口座振替の申込みから、引き落としできなかったときの連絡、現金集金の受け渡しまで、毎月迷わない流れを一緒に整えます。

請求の手を止めて電話に出たら、ご家族から「母は元気にしていますか」。答えていいのか迷って、言葉に詰まった経験はありませんか。介護事業所の事務が電話を受けるときの「名乗り→聞き取り→取次ぎ・伝言→折り返し」の型を、一緒に整えます。

空床が出て名簿の上から電話したら「もう別の施設に入りました」。待機者名簿は、放っておくと静かに古くなります。入所申込の受付から、名簿の項目、定期的な意向確認、空きが出たときの連絡までを、事務の目線で一緒に整えます。