介護事業所の事務室で、勤務表とタイムカードの束を並べて見比べ、少し困った表情で首をかしげている事務担当者
運営指導・監査対応約11分

勤務表と勤務実態のずれ、運営指導の前に整合をとる確認手順

運営指導の通知が届いて、ひとまず直近の勤務表をファイルから出してみた。念のためタイムカードと並べてみたら、合わない日がいくつも出てきた。Aさんは急な発熱でお休み、その日はBさんが代わりに入ってくれた。勤務表には、月の初めに組んだ予定がそのまま残っている。「これ、見られたらまずいのかな……」。

そう思って手が止まった方、たくさんいると思います。でも、ずれがあること自体は、現場がちゃんと回っていた証拠でもあります。急な休みに誰かが代わりに入る。それは介護の現場では毎月のように起きることです。大事なのは、ずれをなくすことではなく、ずれを「説明できる形」にしておくこと。今日はその手順を一緒に整えていきましょう。

結論：①予定の勤務表と、実際の勤務（タイムカード・出勤簿）、サービス提供の記録の3つを、月ごとに並べて突き合わせる → ②ずれた日は、実績に合わせた勤務表（実績版）を作り、変更の理由を一言メモで残す → ③実績版で人員基準を満たしているかを確かめ直す、の順で進めると、運営指導の前に慌てずに済みます。月に1回、30分ほどの突き合わせを習慣にするのがいちばんの近道です。様式や確認の細かな扱いはサービス種別・指定権者によって異なるため、最終的には指定権者の手引き等でご確認ください（本記事は2026年10月時点の一般的な整理です）。

なぜ、勤務表と勤務実態はずれるのか

どれも、誰かの怠慢ではありません。予定と実績を並べて見る「場面」が、業務の流れに組み込まれていないだけです。

運営指導で見られるのは「ずれ」より「説明」

運営指導では、勤務表（勤務形態一覧表）が、出勤簿やタイムカード、賃金台帳、サービス提供の記録などと合っているかを確認されることがあります。人員基準を実際に満たしていたかを、書類から確かめるためです。

ここで覚えておきたいのは、予定と実績が違うこと自体が問題になるわけではないということです。確認されるのは、実際の勤務で人員基準を満たしていたかと、それを書類で示せるか。ですから、ずれた日について「この日はAさんが休み、Bさんが代わりに入りました」と実績で示せれば、それで十分に説明になります。

逆に、予定の勤務表しか残っておらず、タイムカードとどちらが正しいのか分からない状態だと、確認に時間がかかってしまいます。整合をとる作業は、現場がきちんと回っていたことを、書類の上でも見えるようにする作業だと考えてみてください。

手順：3つの書類を並べて、ずれを実績に直す

予定の勤務表、タイムカード、サービス提供の記録の3つを横に並べ、事務担当者が同じ日付を指でたどって突き合わせている説明図
「勤務表」「タイムカード」「提供記録」を同じ日付で並べると、ずれた日がすぐ見つかります

その1：月の締めのあとに、3つの書類をそろえる

給与計算でタイムカードを集計したあとに続けて行うと、二度手間になりません。

その2：ずれた日に印をつける

勤務表とタイムカードを1日ずつ見比べて、合わない日に付箋か色ペンで印をつけます。よくあるのはこんな形です。

全部を細かく見る余裕がない月は、休み・交代のあった日だけに絞っても大丈夫です。人員基準に関わりやすいのは、そこだからです。

その3：兼務の方は、提供記録で「どの職種で入ったか」を確かめる

兼務の職員は、タイムカードだけでは職種ごとの時間が分かりません。業務日誌やサービス提供記録で、その日どの仕事をしていたかを確かめ、時間の按分を実績に合わせます。按分の考え方は勤務形態一覧表の作り方、提出前に押さえる順番を一緒に整理にまとめています。

その4：実績版の勤務表を作り、変更の理由を一言残す

予定の勤務表を消して書き直すのではなく、予定版は予定版として残し、実績に合わせた「実績版」を別に作るのがおすすめです。変更のあった日には、短いメモを添えます。

これだけで、半年後に聞かれても思い出せます。

その5：実績版で、人員基準を満たしているか確かめ直す

ずれを直したあと、実績版で職種ごとの必要な人数・常勤換算数を満たしているかをもう一度見ます。常勤換算の数え方は常勤換算数の数え方、つまずきやすい点を一緒に整理するが続きになります。もし基準を下回っていた日や月が見つかっても、慌てなくて大丈夫です。早めに管理者と共有し、人員基準を満たせないとき、あわてず動く順番を一緒に整理の流れで、指定権者への相談も含めて落ち着いて進めましょう。気づけたこと自体が、ちゃんと前進です。

具体例：通所介護での1か月の突き合わせ

ある通所介護の事業所で、10月分を突き合わせたときの例です（数字はイメージです）。

日付予定の勤務表タイムカード提供記録対応
10/8A 出勤（介護）A なし／B ありB が介護で記録実績版でA→Bに修正、理由メモ
10/15C 遅番C 早番の時刻C が送迎（朝）を担当実績版で勤務帯を修正
10/22E 介護4h・相談員4hE 8h相談員業務は2hのみ按分を介護6h・相談員2hに修正、相談員の配置を確認

10/22のように、兼務の按分が変わると、生活相談員の配置時間に影響することがあります。こうした日は、その日の生活相談員の配置が足りていたかまで確かめておくと安心です。

1か月で印がついたのは3日だけ。残りの日は、予定どおりでした。ずれは全体のごく一部ということも多いので、身構えすぎなくて大丈夫です。

影響：月に1回の突き合わせで変わること

運営指導の準備が、ぐっと軽くなります。 実績版の勤務表と変更メモが毎月そろっていれば、通知が届いてから何か月分もさかのぼって調べる必要がありません。

給与計算との食い違いも見つかります。 タイムカードと勤務表を並べると、打刻漏れや、残業の申請漏れにも気づけます。職員さんにとっても、事務にとっても安心です。

人員基準の「ぎりぎり」が早めに見えます。 毎月見ていると、「この曜日は交代が多い」「この職種は休みが重なると足りなくなる」といった傾向が分かり、管理者がシフトを組むときの材料になります。

現場の頑張りが記録に残ります。 急な休みに代わりに入ってくれた人がいたこと。それが実績版の勤務表に残るのは、書類の上でも、その人の働きをきちんと残すことです。

明日やること（優先順位と代替）

  1. 先月分の予定の勤務表とタイムカードを1部ずつ出して、並べてみる（まずは見比べるだけで十分です）
  2. 休み・交代のあった日に、付箋を貼る（全部の日を見なくても大丈夫。休みと交代だけで始められます）
  3. 付箋の日について、一言の変更メモを書く（「A休→B代勤」の形で十分です）
  4. 予定版と実績版を分けて保管するファイルの置き場所を決める（紙なら「予定」「実績」の2つのクリアファイル、データなら月ごとのフォルダに「予定」「実績」の2つ）
  5. 給与計算の締めのあとに「勤務表の突き合わせ」を入れることを、管理者に相談してみる（月のスケジュールに1行加えるだけで、続けやすくなります）

時間がない月は、1と2だけで構いません。付箋が貼ってあれば、あとから見直すときの目印になります。

確認チェックリスト（持ち歩き用・最小ライン）

よければ、こちらも

予定と実績を並べる。ずれた日に一言残す。実績版で基準を確かめる。この3つだけで、勤務表は「見られたら困る書類」から「現場がちゃんと回っていたことを示す書類」に変わります。今日は、先月分の2枚を並べてみるところまでで十分です。

整理を終えた2つのクリアファイルを机に置き、ほっとした笑顔で管理者と言葉を交わしている介護事業所の事務担当者

勤務表とタイムカードが合わなくて手が止まったのは、書類をきちんと整えたいと思っているからです。そのずれの1つひとつの裏には、急な休みに「私が入ります」と言ってくれた誰かがいます。

その働きを、書類の上でも見えるようにしておく。目立たないけれど、事業所と職員の両方を守る仕事です。今日2枚の紙を並べたなら、次の運営指導の準備は、もう始まっています。