介護事業所の事務室で、ネットバンキングの入金明細が映るノートパソコンと手元の一覧表を見比べ、入金を1行ずつ確かめている事務担当者

介護報酬請求・国保連作成2026-10-06 01:17約13分

介護報酬の入金消込｜未収金を残さない月次の流れを一緒に整理

月の下旬、ネットバンキングの画面に国保連からの入金が並ぶ。「よかった、入ってる」。……でも、そのあとに小さな引っかかりが残りませんか。「この金額で、あの月の分は全部終わったことになるんだっけ？」「先月の返戻分って、結局いつ入ったんだろう」。

入金を確かめているのに、なぜか安心しきれない。それは、あなたの確認が足りないからではありません。介護報酬は、請求してから入金されるまでに2か月ほどの時間差があり、そのあいだに返戻や過誤、利用者負担の引き落とし不能などが入り込むので、「何が終わって、何がまだ残っているか」が見えにくい仕組みになっているからです。今日は、それを1枚の表で見えるようにしていきましょう。

結論：①請求した時点で「未収台帳」に提供月ごとの行を作る（国保連分と利用者負担分は別の行） → ②入金があったら、通帳・支払決定額通知書・未収台帳の3つを見比べて、行に入金額を書き込む → ③差額は「理由と次の動き」を一言そえて残す、の3つで、入金消込はぐっと落ち着いて進められます。勘定科目や売上を計上する時期の決め方は、法人の会計ルール（社会福祉法人会計基準など）や会計担当・税理士の方針によって変わります。本記事は2026年10月時点の一般的な整理です。細かいところは、法人の会計担当の方と一緒に確かめてください。

入金消込で迷いやすいのは、なぜか

「消込（けしこみ）」は、請求して「まだ受け取っていないお金（未収金）」の記録を、実際の入金と照らし合わせて消していく作業のことです。言葉にすると単純ですが、介護報酬ではこんな事情が重なります。

請求と入金のあいだに時間差がある。国保連からの入金は、サービス提供月の翌々月の下旬ごろが目安です（支払日は国保連ごとに違います）。2か月前の請求のことを、毎月思い出しながら照らし合わせることになります
入金額が請求額とそのまま一致しないことが多い。返戻・査定・過誤調整・月遅れ分などで、入ってくる額が動きます
1つの事業所に、入金の入口が複数ある。国保連からの振込、利用者負担の口座振替、窓口での現金、総合事業や公費の分が別の振込になる地域もあります
「入金の確認」と「台帳の記録」をする人が別々のことがある。通帳は経理、請求は事務、というように分かれていると、どこまで消したかが人によって違って見えます

どれも、担当者の注意力の問題ではありません。「まだ受け取っていないお金」を並べておく場所が、まだ1つにまとまっていないだけです。

その1：請求した時点で「未収台帳」に行を作る

消込を楽にするいちばんのコツは、入金のときではなく、請求したときに準備しておくことです。

毎月の請求を終えたら、その月の請求額を「未収台帳」に1行ずつ書いておきます。Excelでも、請求ファイルに綴じる紙1枚でも大丈夫です。大事なのは、国保連分と利用者負担分を別の行にすること。入ってくる道も時期も違うからです。

提供月	区分	請求額	入金日	入金額	残り（未収）	理由と次の動き
8月	国保連	1,284,560円	10/下旬	1,276,880円	7,680円	返戻1件（Aさん・被保険者番号の相違）→ 次の請求で再提出
8月	利用者負担	148,230円	9/27	141,900円	6,330円	Bさん口座振替不能 → ご家族に振込をお願い済み（10/3電話）
7月	国保連	1,251,300円	9/下旬	1,251,300円	0円	✓ 消込済み

（金額は説明のための例です）

この表のポイントは、3つです。

「残り（未収）」の列を必ず作る。請求額から入金額を引いた残りが0円になれば、その行はおしまい。0円でない行だけ見ればいい、という状態を作ります
「理由と次の動き」を一言で書く。「返戻→再提出」「振替不能→振込依頼済み」のように、なぜ残っているかと次に何をするかを並べて書くと、翌月の自分が迷いません
月遅れ・再請求で入ってきたお金は、元の提供月の行で消す。たとえば8月分の返戻を後から再請求して入金されたら、入金があった月ではなく「8月・国保連」の行の残りを減らします。こうすると「8月分は全部終わったか」が1行で分かります

請求額は、請求ソフトで出した請求の合計を写せば十分です。請求の流れ全体は月末月初の請求業務スケジュールの組み方を一緒に整理にまとめています。

その2：入金があったら「3つ」を見比べて書き込む

左に請求データを送るノートパソコン、中央に国保連からの入金が記帳された通帳、右にチェック印が入った一覧表を並べ、請求・入金・消込の順に進む流れを表した図 — 消込は「請求」→「入金」→「消込」の順番。請求したときに台帳の行を作っておけば、入金の日はチェックを入れるだけになります

国保連からの入金があったら、次の3つを机の上に並べます。

通帳（またはネットバンキングの入金明細）：実際にいくら入ったか
支払決定額通知書：国保連が「いくら払うと決めたか」と、その内訳
未収台帳：その提供月に、いくら請求していたか

見比べる順番は、通帳 → 通知書 → 台帳です。

通帳と通知書の金額が合っているか。ここが合っていれば、「国保連が決めた額は、ちゃんと入った」ことが確かめられます
通知書の内訳を見て、どの提供月の分がいくらかを台帳の行に書き込みます。月遅れ分や再請求分が混ざっていれば、それぞれ元の提供月の行へ
台帳の「残り」が0円にならない行があれば、通知書と一緒に届く帳票で理由を探します

通知書の読み方や、請求額とのズレの追い方は支払決定額通知書の見方と、請求額とのズレの追い方を一緒にで詳しく整理しています。この記事では、そこで分かった理由を台帳に残して、次の月につなぐところを中心に見ていきます。

利用者負担分は、別の日に、別の行で

利用者負担分は、口座振替なら引き落とし日のあとに振替結果が届きます。振替結果の一覧と台帳の「利用者負担」の行を見比べて、引き落とせた方・引き落とせなかった方を分けます。

引き落とせなかった方は、台帳の「理由と次の動き」に、ご連絡した日と方法を一言。「10/3電話・ご家族に振込をお願い」で十分です
窓口で現金を受け取ったときは、領収書の控えと台帳の両方に記録。どちらか片方だけだと、あとで探すことになります

口座振替の流れそのものは介護の利用料、口座振替と集金の整え方｜毎月迷わない流れに、多く入金されたときは介護の利用料で過入金・返金が出たら｜慌てない処理の順番にまとめています。

その3：差額は「理由と次の動き」をそえて残す

消込で手が止まるのは、たいてい残りが0円にならない行です。でも、残りが出ること自体はめずらしいことではありません。大切なのは、残りに「名前」を付けておくことです。

よくある残りの理由と、台帳に書いておく「次の動き」の例です。

残りの理由	台帳に書く「次の動き」の例
返戻（受け付けられずに返ってきた）	原因を直して、次の請求で再提出。再提出した月を書く
査定（単位数が直された）	理由を確かめ、直しが正しければ「回収見込みなし」として会計担当に伝える
過誤調整（前の月の分が差し引かれた）	差し引かれた元の提供月の行に書く。再請求したら、その入金も同じ行で消す
利用者負担の振替不能	ご連絡した日と方法。次の振替日か、振込のお願い
原因がまだ分からない	「調査中」と書いて、日付を入れる。翌月に持ち越してよい

「調査中」と書けることが、じつはいちばん大事です。分からないまま空欄にしておくと、翌月には「何か残っていた気がする」に戻ってしまいます。「調査中・10/28」と書いてあれば、それはもう見失っていない残りです。

返戻の原因の見分け方は国保連の返戻はなぜ起きる？原因と対応手順を一緒に、過誤の流れは過誤申立と再請求の流れ、あわてず順番に整理してみるが参考になります。

会計担当の方へは「台帳の写し」で渡す

売上や未収金の帳簿をつけるのが会計担当の方や税理士事務所なら、月に1回、未収台帳の写しを渡すだけで、話がとてもかみ合いやすくなります。

売上をいつの月に計上するかは、法人の会計ルールで決まっています。多くの事業所では、サービスを提供した月の売上として計上し、入金のときに未収金を消す形をとっていますが、自分の法人がどうしているかは会計担当の方に一度確かめておくと安心です
返戻・査定・過誤で残った金額を「いずれ入る見込みのもの」と「もう入らないもの」に分けて伝えると、会計側で処理を決めやすくなります
事務が仕訳まで判断しなくて大丈夫です。事務の役割は、「いくら請求して、いくら入って、残りはなぜか」を正確に渡すことです

影響：未収台帳があると、月末の「なんとなく不安」が消える

「先月分は終わったか」が1行で答えられます。 残りが0円なら終わり。0円でなければ、理由と次の動きが書いてあります。

返戻や振替不能の「取り忘れ」が減ります。 再提出や振込のお願いが台帳に残っているので、翌月以降に忘れたまま時間が過ぎる、ということが起きにくくなります。

会計担当の方とのやりとりが短くなります。 「8月分の未収、いくら残ってますか？」という質問に、台帳を見ながらすぐ答えられます。決算の時期に、何か月も前の入金をさかのぼって探す手間も減ります。

担当が代わっても引き継げます。 未収の理由が前任の方の記憶ではなく表に残っているので、急なお休みや異動のときも慌てません。

明日やること（優先順位と代替）

直近の国保連からの入金を1回分だけ選び、通帳と支払決定額通知書の金額を見比べてみる（10分ほどで終わります。合っていれば、それだけで1つ安心が増えます）
未収台帳の枠を作る（「提供月・区分・請求額・入金日・入金額・残り・理由と次の動き」の7列。Excelでも紙でも大丈夫です）
今月の請求額を、国保連分と利用者負担分に分けて1行ずつ書き込む（過去の分は、分かる範囲だけで十分です）
いま気になっている「残り」があれば、「調査中」と日付だけ書いておく（理由が分からなくても、書いた時点で見失わなくなります）
会計担当の方に「未収台帳を月1回お渡ししてもいいですか」と一言相談する（売上の計上の仕方も、そのときに一緒に確かめられます）

全部を今日やらなくて大丈夫です。1と2だけでも、次の入金日の「これで終わりだっけ？」は、ずいぶん小さくなります。