書庫の前で段ボールとファイルの背表紙を見比べ、どの書類を残すか考えている介護事業所の事務担当者
実地指導・監査対応約11分

介護の書類、保存年限は何年？迷わないファイリングを一緒に整理

書庫の扉を開けたら、もう空きがない。段ボールに詰めた古いファイルが床にも積み上がっていて、「そろそろ捨てたいけど、捨てていいのかな」と手が止まる。介護事業所の事務をしていると、一年に一度くらいこの場面が来ますよね。

やっかいなのは、書類ごとに「何年残すか」を決めている法律が違うことです。介護保険の書類、職員の書類、お金の書類——それぞれ別のものさしで年限が決まっているので、一律に「◯年で捨てる」と決められません。だから毎回迷うし、迷った結果「とりあえず全部残す」で書庫があふれていく。

今日は、その分かれ方を3つに整理して、明日から迷わず仕分けできる形にしていきましょう。

結論：押さえたいのは3つです。①介護保険のサービス記録は、指定基準（省令）では「その完結の日から2年間」が原則。ただし多くの自治体は条例で5年としているので、自分の事業所の指定権者の条例が最終的な答えになります。②職員・お金の書類は別の法律（労働基準法・法人税法など）で年限が決まっていて、介護保険より長いものがあります。③迷ったら長いほうの年限に合わせるのが安全。ただし個人情報は「不要になったら消す」のが原則なので、永久保存も正解ではありません。年限・条例の内容は改正で変わるため、最終確認は指定権者の条例と最新の通知でお願いします。

「2年」と「5年」、どちらも見かけるのはなぜ？

調べていると、あるサイトには2年、別のサイトには5年と書いてある。どちらが間違いというわけではなくて、見ている根拠が違うだけです。

まず出発点になるのが、介護保険の指定基準（人員・設備及び運営に関する基準の省令）にある「記録の整備」という条文です。ここには、サービス提供に関する記録を 「その完結の日から二年間保存しなければならない」 と書かれています。これが「2年」の出どころ。

ところが、事業所の指定や指導をするのは都道府県や市町村です。国の省令は参酌すべき基準として扱われ、実際の年限は各自治体が条例で定めます。そして多くの自治体が、この部分を 5年 としています。

なぜ5年にしている自治体が多いのか。背景としてよく説明されるのは、不正な請求があった場合の返還を求める権利が5年で時効になる（地方自治法の債権の時効）ことと、運営指導で過去数年分の記録をさかのぼって確認することがある、という2点です。「介護保険の請求権は2年だから2年でいい」と言い切れないのは、このあたりの事情があるためです。

つまり、あなたの事業所にとっての正解は、指定権者の条例に書いてあります。調べ方はこうです。

  1. 事業所の指定権者を確認する（都道府県か、市町村か。地域密着型サービスなら市町村です）
  2. その自治体のサイトで「◯◯県 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準を定める条例」などを探す
  3. 自分のサービス種別の章にある「記録の整備」の条文を見る

一度調べて年限をメモしておけば、次からは迷いません。この確認は、今年やっておくと来年の自分がとても楽になる作業です。

書類は「3つの出どころ」で分けると迷わない

介護事業所の書類を介護保険・労務・経理の3つの棚に分けて並べた概念図
保存年限は根拠になる法律ごとに違います。まず、この3つの棚に分けるところから。

書庫の前で固まってしまうのは、性質の違う書類がひとつの棚に混ざっているからです。まず、出どころで3つに分けてみましょう。

① 介護保険の書類

利用者に関わる記録です。指定基準の「記録の整備」で、残すものが具体的に挙げられています。サービス種別で少し違いますが、だいたい次の顔ぶれです。

このほか、契約書・重要事項説明書・同意書、利用者負担に関する書類なども実務では同じ棚に入ります。年限は先ほどの条例の年数です。

② 労務の書類

職員に関わる書類は、介護保険ではなく労働関係の法律で年限が決まっています。介護保険の年限で捨ててしまうと足りなくなるものがあるので、ここは分けておきたいところです。

資格証の写しや研修の記録は、法律で年限が決まっているというより、加算や人員基準の根拠として運営指導で見られる書類です。介護保険側の年限に合わせておくと安心です。

③ 経理の書類

お金の書類は、いちばん年限が長くなります。

介護保険で2年（または5年）だからといって、領収書の控えまで同じ年限で捨てないこと。ここは事務がいちばん気をつけたい交差点です。

書類の出どころ主な書類年限の目安根拠
介護保険サービス提供記録、個別サービス計画、事故・苦情・身体的拘束の記録完結の日から2年（条例で5年としている自治体が多い）指定基準の省令・自治体の条例
労務労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、雇入れ・退職の書類5年（当分の間3年の経過措置あり）労働基準法
労務健康診断個人票5年労働安全衛生法
労務雇用保険の被保険者に関する書類4年雇用保険法
経理帳簿、請求書、領収書などの経理書類原則7年（場合により10年）法人税法など

※ 表は代表的なものだけを並べたものです。細かい書類ごとの扱い、経過措置の状況、法人の種類による違いは変わることがあるので、顧問の社労士・税理士や指定権者の案内で最新をご確認ください。

「完結の日から」の起算点を、事業所で決めておく

年限と同じくらい迷うのが、いつから数えるかです。「完結の日から2年」と書かれていても、その「完結の日」がいつなのか、条文には細かく書かれていません。

実務では、こう整理している事業所が多いです。

ただし、この起算点の考え方は自治体によって案内が違うことがあります。「サービス提供の都度」と読む立場もあれば、「契約終了時」と読む立場もあります。判断に迷ったら、保険者に電話で「記録の保存年限の起算点は、契約終了日と考えてよいですか」と聞くのがいちばん早いです。聞いたこと自体で不利になることはありません。

そして、事業所として起算点を決めたら、その決めごとを1枚の紙にして書庫に貼っておく。これがいちばん効きます。担当が替わっても、迷いが戻ってこなくなります。

捨てる前に、この3つだけ確認する

年限が来た書類を処分するときは、いきなりシュレッダーに入れる前に、ここだけ見ておくと安心です。

1. 進行中の案件が混ざっていないか 苦情や事故、返戻の対応が続いている書類は、年限が来ていても手元に残します。行政や保険者とやりとりの最中のものは、決着まで置いておきましょう。

2. 廃棄の方法と記録 個人情報が含まれる書類は、復元できない形（溶解・裁断）で処分します。外部に委託するときは、機密保持の取り決めと廃棄証明書の受け取りを確認してください。「いつ・何を・どのように処分したか」を1行残しておくと、あとで「あの記録は？」と聞かれたときに落ち着いて答えられます。

3. 電子データも同じ扱いになっているか 記録は電磁的記録（電子データ）でも差し支えありませんが、紙を捨てて安心していたら、データのほうも消えていたということが起こりえます。バックアップの保存期間、請求ソフトの過去データの保持年数、担当者のパソコンにだけある文書——このあたりを一度たな卸ししておきましょう。電子で受け取った請求書・領収書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存する扱いになる点も、経理担当と共有しておくと安心です。

なお、「不安だから全部永久に残す」も、実は最適解ではありません。個人情報は利用する必要がなくなったときに消去するよう努める、とされています。書庫があふれると必要な書類も探せなくなります。残す年限を決めることは、捨てる勇気ではなく、探しやすさを守る仕事だと考えると気が楽になります。

明日やること

全部を一度に片づけなくて大丈夫です。まずはこの3つだけ。

  1. 指定権者の条例で、記録の保存年限を確認する。「2年」なのか「5年」なのか、自分の目で1回確かめて、メモに残す。
  2. 書庫のファイルを、介護保険・労務・経理の3つに分けてみる。中身を精査しなくていいので、棚のラベルを貼り替えるだけで十分です。
  3. 起算点の決めごとを1枚の紙にする。「利用者記録は契約終了日から◯年」「経理書類は決算から◯年」。この紙が、来年のあなたを助けます。

処分そのものは、この3つが済んでからで間に合います。

確認チェックリスト

全部に丸がつかなくても大丈夫です。上から順に、今日ひとつで十分です。

よければ、こちらも

書類の保存年限は、覚えておく知識というより、一度決めて貼っておくものです。毎回思い出そうとするから重たく感じるだけで、事業所として年限と起算点を決めてしまえば、あとは棚に入れるだけの作業になります。

今日、書庫の前で「これは捨てていいのかな」と立ち止まったなら、それは記録を大事に扱っている人の手つきです。その丁寧さを、来年からは少しだけ軽い形で続けていけます。

整理が終わり、ラベルで色分けされた書庫の棚を前に肩の力を抜いてほほえむ介護事業所の事務担当者