事務室の机で職員の資格や勤務の一覧と加算の届出書の控えを見比べ、特定事業所加算の要件を今も満たせているか確認している介護事業所の事務担当者

加算の算定・要件作成2026-07-26 01:30約11分

特定事業所加算の要件と維持のしかたを、事務の目線で一緒に整理

「特定事業所加算、うちは前から取っているから大丈夫」。そう思っていたのに、職員がひとり退職したと聞いた瞬間、ふっと胸がざわっとする。届出を出したときの要件は覚えているけれど、今も満たせているだろうか——介護事務をしていると、こういう不安のかたちで加算のことを思い出しますよね。

この加算がちょっと特別なのは、一度取ったら終わりではなく、毎月そこに体制があり続けることが前提という点です。だからこそ、事務の仕事は「取る」より「保ち続ける」ほうが本番になります。今日は、要件をどう見るか、毎月どこを確かめれば安心できるかを、一緒に整理していきましょう。

結論：特定事業所加算は、質の高いサービスを提供する「体制」を評価する加算です。押さえたいのは3つ。①要件は大きく 体制・人材・重度対応 の3つのかたまりに分かれ、区分（Ⅰ・Ⅱ…）によって求められる組み合わせが変わること。②とくに割合で決まる要件は「いつの期間で数えるか」がルール化されていること。③満たせなくなりそうなときは、黙って算定を続けず速やかに変更の届出をすること。区分・上乗せ幅・割合の数値・様式はサービス種別と改定で変わるので、最終的な数字は必ず最新の告示・解釈通知と保険者（自治体）の様式でご確認ください。

特定事業所加算は「人」ではなく「体制」への評価

まず言葉の整理から。

特定事業所加算とは、研修や会議、職員の配置などを通じて質の高いサービスを提供する体制を整えている事業所を評価する加算です。訪問介護、居宅介護支援、定期巡回・随時対応型訪問介護看護、夜間対応型訪問介護など、サービス種別ごとに別々に設定されていて、名前は同じでも中身の要件は種別で違います。上乗せの形も種別で異なり、たとえば訪問介護では所定単位数に一定の割合を上乗せ、居宅介護支援では1件あたりの単位数を加算する形になっています。

ここで大事なのは、この加算が「特定の利用者に何かをしたから付く」ものではなく、事業所の体制そのものに対して付くということ。個別機能訓練加算のように「その人に実施したか」で判断する加算とは、性格が違います。

だから、確認するものも変わります。利用者ごとの記録ではなく、研修の計画と実施記録、会議の記録、職員の資格や勤務の状況、利用者全体の構成——事業所全体を横から見た資料が根拠になります。ここが分かると、「何を残しておけばいいのか」が見えてきます。

要件は3つのかたまりで見ると整理しやすい

特定事業所加算の要件を体制・人材・重度対応の3つのかたまりに分けて並べた概念図 — 要件はこの3つのかたまりで整理すると見通しがよくなります（中身はサービス種別と区分で変わります）。

要件の一覧を上から順に読むと、項目が多くて途中で迷子になります。3つのかたまりに仕分けてから読むと、ぐっと見通しがよくなります。

① 体制のこと

日々の仕事の「まわし方」が整っているかを見る部分です。訪問介護でいえば、こんな項目が並びます。

職員ごとの研修計画を作り、計画に沿って研修を実施していること
定期的に会議を開き、利用者の状況などの情報を共有していること（記録を残す）
サービス提供のたびに、文書等による具体的な指示と、実施後の報告を受けていること
職員に対して定期的な健康診断を実施していること
緊急時等の対応方法を利用者に明示していること

どれも「やっていないわけではないけれど、記録として残っているかは自信がない」という項目ではないでしょうか。ここは事務がいちばん力になれる場所です。やっていることを、あとから見える形にしておく。それだけで要件は守られます。

② 人材のこと

職員の資格や経験、配置を見る部分です。たとえば訪問介護では、介護福祉士の割合や、一定の勤続年数がある職員の割合、常勤のサービス提供責任者の配置などが問われます。区分によって、どの組み合わせを満たすかが変わります。

ここは、退職・入職・時間数の変更でいちばん動きやすいところです。だから、あとで触れる「毎月の確かめ」が効いてきます。

③ 重度対応のこと

その事業所が、支援の必要度が高い方をどれくらい受け止めているかを見る部分です。要介護4・5の方、認知症高齢者の日常生活自立度がⅢ以上の方、たんの吸引などが必要な方の割合、といった形で設定されています。

こちらは職員側の事情ではなく、利用者の構成で動きます。看取りやご入院、新規のお申し込みが重なった月に、静かに割合が変わっていることがあります。

なお、居宅介護支援の特定事業所加算は要件の立て方がやや違います。主任介護支援専門員・介護支援専門員の配置、24時間の連絡体制、支援困難ケースへの対応、地域包括支援センター等が行う事例検討会等への参加、法定研修の実習受入への協力、多様な主体が提供する生活支援サービスの活用、運営基準減算などの適用がないこと——といった項目が並びます。近年の改定で追加された項目もあるため、居宅の方は自分の種別の要件表を一度そのまま印刷して確認するのが確実です。

割合の要件は「いつの期間で数えるか」がポイント

事務がつまずきやすいのが、ここです。「介護福祉士の割合」「要介護4・5の割合」と言われても、いつからいつまでを数えるのかが分からないと計算できません。

この点はルールが決まっていて、割合で判断する要件は多くの場合、

前年度（3月を除く11か月）の平均、または
届出日が属する月の前3か月の平均

のどちらかで算出します。そして、前3か月の平均で届け出た場合は、その後も毎月継続的に要件を満たしているかを確認し、記録を保存しておく必要があります。ここが「取ったら終わりではない」の正体です。

「毎月？」と身構えてしまいますが、やることは決まっています。分子と分母を毎月同じ形で数えて、1行メモに残すだけです。様式が決まっているわけではないので、事業所の使いやすい表で構いません。

見る項目	数えるもの（例）	どこから拾うか
人材の割合	介護福祉士等の人数 ÷ 訪問介護員等の総数	勤務形態一覧表、資格証の写し
重度対応の割合	対象となる利用者数 ÷ 利用者総数	利用者一覧、認定情報
体制の実施	研修・会議・健康診断の実施日	研修計画、会議記録、健診結果

※人数の数え方（実人数か常勤換算か、対象月の取り方など）はサービス種別と要件ごとに定められています。自分の種別の解釈通知の書き方に合わせるのが原則です。ここを自己流で決めないのが、いちばんの安全策になります。

満たせなくなりそうなときの動き方

いちばん不安なのは、この場面だと思います。先に結論から言うと、気づいた時点で動けば大丈夫です。

今月の数字を確定させる。割合が本当に下回っているのか、対象の数え方も含めて確認します。数え違いで慌てていた、ということも珍しくありません。
保険者に確認する。届出のタイミングや取り下げの扱いは、保険者ごとに案内が異なることがあります。電話で「こういう状況で、いつの分から変更の届出になりますか」と聞くのが最短です。聞くこと自体で不利になったりはしません。
変更の届出を出す。区分を下げるのか、いったん取り下げるのか。要件を満たさない区分のまま算定を続けると、あとで返還を求められる可能性があります。届出は自分を守る手続きです。
戻せる見込みがあるなら、そのメモも残す。「◯月に有資格者が入職予定」といった見通しがあれば、体制を整え直したうえで改めて届け出ることができます。

理想を言えば、下回る前に気づける形にしておきたいところです。とはいえ、退職はある日突然決まりますし、利用者の構成もこちらの都合では動きません。下回ったことは、事務の失敗ではありません。気づいて手続きにつなげられたなら、それはむしろちゃんと管理できている証拠です。