事務室の机で預り金の出納簿を開き、封筒に入った現金と領収書を並べて残高を静かに確認している介護事業所の事務担当者

利用者・家族対応作成2026-08-16 01:32約13分

利用者の預り金・金銭管理｜規程と出納記録の残し方を一緒に整理

「悪いけど、これ預かっといてくれる？」——ご家族から封筒を渡されて、思わず受け取ってしまったあの瞬間。あとから机に戻って、少しだけ胃のあたりが重くなった経験はありませんか。

金額は大きくない。でも、他人のお金を預かるというのは、それだけで気を張ることです。しかも預り金は、運営指導でほぼ必ず見られるところでもあります。「うちはちゃんとやっているつもり」を、記録の形にしておく。それが、あなた自身を守ることにつながります。

今日は、預り金と金銭管理を一緒に整理していきます。難しい話ではありません。順番に並べれば、やることは意外と少ないです。

結論：預り金は「預かる前」「預かる間」「返すとき」の3つに分けて考えると迷いにくくなります。①預かる前——そもそも預からずに済む方法がないかを先に検討し、預かるなら規程と書面の同意をそろえる。範囲（何を・いくらまで・誰が）をはっきりさせる。②預かる間——出納簿にその都度記帳し、領収書などの証憑を必ず残す。通帳と印鑑は分けて保管し、ひとりで完結させない。③返すとき——退所や死亡時に残高を精算し、受領のサインをいただいて記録に残す。なお預り金の具体的な取扱いは、自治体（指定権者）が独自の指導指針や様式を示していることが多いので、自分の自治体のものを一度確認しておくのがいちばん確実です。

なぜ預り金は、こんなに気が重いのか

作業そのものは、記帳と保管です。難しい計算はありません。それでも重く感じるのは、次の3つが重なるからです。

金額が合わないことが、そのまま疑いになる。数百円のズレでも「誰かが」という話になりかねません
境界があいまいなまま始まる。買い物の立て替えから始まって、いつのまにか通帳を預かっている、ということが起きます
担当がひとりになりやすい。事務が一人職場だと、確認してくれる人がいないまま何年も続いてしまいます

つまり、しんどさの正体は金額ではなく、「あいまいさ」と「ひとりきり」です。だから対策も、そこに効くものを選びます。仕組みで守る。人を疑わずに済む形にする。それだけです。

その前に：預からない選択肢も一緒に置いておく

いちばん確実なのは、事業所が預からずに済む形をつくることです。相談を受けたとき、次の選択肢を先にご案内できると、ご家族にとっても安心材料になります。

ご家族が管理される：買い物のたびに立て替えるのが負担なら、小口だけをお預かりする形に切り分ける
成年後見人等がついている場合：財産の管理はご本人を支援する後見人等の役割です。事業所が広く預かるのではなく、日常の少額分だけにとどめ、範囲を後見人と決めておきます
日常生活自立支援事業（社会福祉協議会）：判断能力に不安はあるけれど後見までは、という段階の方に、通帳の預かりや日常的な金銭管理を支援するしくみがあります。お住まいの社協が窓口です

「うちでは預かれません」と断ることが目的ではありません。預かる量を減らせば、そのぶん事故の芽も減る。これは、ご本人にとっても事業所にとっても、よい方向の話です。成年後見人の方とのやりとりの整理は、契約まわりの考え方をまとめた介護の契約説明で伝わりにくいところを、やさしく整える工夫もあわせてどうぞ。

3つの場面に分けて整える

預り金の事務を「預かる前」「預かる間」「返すとき」の3つの場面に分けて並べた概念図 — 場面を3つに切ると、そろえる書類と残す記録がはっきり分かれます。

① 預かる前：規程と同意を、先にそろえる

口約束で始まった預かりは、あとから必ず困ります。順番としては、規程が先、同意が次、預かるのは最後です。

預り金の規程に書いておきたいこと

対象になるもの：現金、通帳、印鑑、キャッシュカード、年金証書など、何を預かり、何は預からないのか
上限の目安：手元に置く現金の上限額（超えたら口座へ、など）
取り扱う人：担当者と、確認する立場の人（管理者など）を役職で決めておく
保管の方法：施錠できる場所、通帳と印鑑を分けて保管すること
記録の方法：出納簿の様式、証憑の保存、記帳のタイミング
報告のしかた：ご家族へどの頻度で、どんな形で残高をお知らせするか
返すとき：退所・死亡時の精算と受領確認の手順

規程は立派である必要はありません。A4で1〜2枚、上の7項目が書いてあれば十分に機能します。

書面での同意をいただく

預かる範囲は、書面ではっきりさせるのが基本です。「何を」「いくらまで」「どんなときに使うか」「報告はいつ」。ここを口頭で済ませると、あとから「そんなつもりじゃなかった」というすれ違いが起きます。

同意書の様式は、自治体が示しているものがあればそれを使うのが早いです。ない場合も、重要事項説明書と同じ考え方——書いてあることを、その場で読み合わせる——で進めれば大きく外れません。書面の整え方は重要事項説明書に何を書く？記載の抜けを一緒に確かめるが近いテーマです。

お預かりした情報や書類の扱いそのものについては介護の個人情報、同意の取り方と扱いの基本を一緒にもあわせてご覧ください。

② 預かる間：記録は「その都度」、確認は「ふたりで」

ここが実務の中心です。ポイントは2つだけ、その都度とふたりで。

出納簿は、動いたその日に書く

あとでまとめて書くと、必ずどこかで記憶があいまいになります。日付・内容・入金・出金・残高。この5項目を、動いた日に埋めます。利用者ごとに1枚（1冊）にしておくと、残高の追いかけが楽になります。

証憑（レシート・領収書）を必ず残す

出金には、必ず相手方の記録を添えます。買い物ならレシート、理美容なら領収書。レシートが出ない支払い（自動販売機など）は、「何に使ったか」を書いたメモに担当者名を添えるだけでも、あとから説明できる形になります。

「証憑をなくしてしまった」ときは、隠さずその旨を記録に残すほうが、結果的に信用を守れます。記録の残し方の考え方は日々の記録を指導に強くする残し方｜あとで困らない一言の工夫にまとめています。

ひとりで完結させない

これが、いちばん効きます。

出金は、担当者と確認者の2人の記録を残す（押印でもサインでも構いません）
月に1回、現金と帳簿の残高を照合する。照合した人の名前と日付を残す
担当者と、金庫の鍵・通帳の保管者を分ける

「疑われないため」ではありません。疑われる立場に、誰も置かないためです。一人職場でどうしても2人にできないときは、月1回だけ管理者に立ち会ってもらう。それだけでも形になります。

通帳と印鑑は、必ず別々に保管する

同じ引き出しに入っていると、それ自体が指摘の対象になりやすいところです。施錠できる場所を2か所つくる、あるいは印鑑だけ管理者が別に保管する。物理的に分けておきます。

ご家族への定期報告

決まった頻度で残高をお知らせする形にしておくと、「気づいたら大きく減っていた」という驚きが起きません。月ごと、あるいは3か月ごとに、残高と主な出金を1枚にまとめてお渡しする。報告した日付を控えておくのもセットです。ご家族への伝え方に迷うときはご家族への連絡で言葉に迷ったとき、整える順番のヒントをどうぞ。

③ 返すとき：精算して、受け取った記録を残す

退所や、亡くなられたときには、預かっているものをお返しします。ここで気をつけたいのは順番です。

残高を確定する（帳簿と現金・通帳を照合する）
精算書を作る（期間、入金、出金の内訳、残高）
お返しし、受領のサインをいただく（お渡しした日付・お渡しした相手・お返ししたものの内訳）

3つ目を省略しないでください。返した記録がないことが、いちばん後で困ります。

亡くなられた場合は、お返しする相手がご遺族（相続人）に変わります。誰にお返しするかで迷いやすいところなので、契約のときに窓口を控えておくと落ち着いて進められます。全体の流れは利用者が亡くなられたとき｜事務の手続きとご家族への案内を整理、退所の手続きは介護の退所・契約終了｜手続きと書類を落ち着いて整えるにまとめました。

精算の書類も、記録の一部として保存年限のあいだ保管します。年限の数え方は介護の書類、保存年限は何年？迷わないファイリングを一緒に整理をどうぞ。

具体例：ある特養で、預り金の担当をひとりで6年続けていた事務職員のBさん。金額のズレは一度もありませんでしたが、運営指導で「確認者の記録がない」「通帳と印鑑が同じ金庫」と指摘を受けました。直したのは3つだけです。①出金欄の右に「確認者」の欄を足した、②印鑑を管理者の別の金庫に移した、③月末に管理者と2人で残高を照合し、日付と2人の名前を書く欄を出納簿の最後に作った。作業時間は月に10分ほど増えました。でもBさんは「これで、もし何かあっても自分の説明が通る」と言っていました。守られているのは、お金だけではありません。

影響：仕組みにすると、疑いが生まれる場所がなくなる

預り金の事故が起きたとき、いちばん傷つくのは、実は現場の信頼関係です。誰かが疑われ、その人の周りの空気が変わる。金額が戻っても、それは元に戻りません。

だから、記録を整えるのは「不正を見つけるため」ではなく、そもそも疑いが生まれる余地をなくすためです。ふたりで確認する。その日に書く。証憑を残す。この3つで、たいていの不安は静かに消えます。

それに、書類が整っている事業所は、ご家族からの信頼も違います。「残高のお知らせ、いつも助かっています」と言われる日が、きっと来ます。運営指導での見られ方は運営指導のヒアリング準備｜聞かれることと答え方を一緒に整えるも参考になります。

明日やること

全部を今週でそろえなくて大丈夫です。まずこの3つから。

いま何を預かっているか、一覧にする。利用者名／預かっているもの（現金・通帳・印鑑など）／残高／担当者。この4列の紙を1枚作るだけで、現在地が見えます
通帳と印鑑が同じ場所に入っていないか、金庫を開けて確かめる。同じなら、今日中に片方を別の場所へ移す
自分の自治体（指定権者）の預り金の指導指針・様式があるか探す。「◯◯県預り金管理指針」で見つかることが多いです。あれば、その様式に寄せるのがいちばん早い

1だけでも、今日の分としては十分です。