介護事業所の事務室で、机に広げた勤務形態一覧表を指でたどりながら、機能訓練指導員の配置を確認している事務担当者
人員・運営基準約12分

機能訓練指導員の資格要件と配置、確認する順番を一緒に整理

「機能訓練指導員、この資格の方でも大丈夫でしょうか」。採用の話が進んだあとで、事務のところに確認が回ってくる。あるいは、看護師さんが辞めることになって、はっと気づく——うちで機能訓練指導員として数えていたのは、あの方だった。手元の資料をめくっても、書いてあるのは資格名の羅列で、自分の事業所がどれに当てはまるのかは、なかなか読み取れません。あの落ち着かない感じ、よく分かります。

でも大丈夫です。機能訓練指導員が分かりにくいのは、担当者の知識不足のせいではありません。資格の範囲に「条件つきで認められるもの」が混ざっていることと、配置の考え方が「人員基準の側」と「加算の側」で別々に走っていること。この2つが重なっているだけです。今日は、資格・配置・記録の順に、事務が確認できる形までほどいていきましょう。

結論：まず①資格——機能訓練指導員になれる資格は限られていて、そのうち一部は「実務経験があること」が条件になる、と押さえる→②配置——「人員基準として1名以上いるか」と「加算の要件を満たす配置になっているか」は別の話なので、分けて確認する→③記録——資格証の写し・（条件つき資格なら）実務経験の証明・勤務形態一覧表・機能訓練の記録の4点をそろえておく、の順で整えると迷いが減ります。なお、必要な配置人数・兼務の可否・加算の要件はサービス種別によって違い、細部は指定権者（自治体）の運用にも幅があります。最終確認は、最新の基準省令・解釈通知と、自分の事業所の指定権者の手引きでお願いします（本記事は2026年8月時点の一般的な整理です）。

なぜ、ここでつまずきやすいのか

どれも、注意力の問題ではありません。仕組みとして分かれているものを、1つの言葉でまとめて呼んでいるから見えにくいだけです。ひとつずつ見ていきましょう。

その1：資格——なれる人の範囲は決まっている（一部は条件つき）

機能訓練指導員は、誰でもなれる職種ではありません。持っている資格で範囲が決まっています。2026年8月時点で、機能訓練指導員として認められるのは次の資格です。

そのまま認められるもの

条件つきで認められるもの

はり師・きゅう師については、上に挙げた資格を持つ機能訓練指導員がいる事業所などで、機能訓練の指導に一定期間たずさわった経験があることが前提になります。つまり、免許を持っているだけでは足りず、「どこで・どれだけ経験を積んだか」まで含めて要件という形です。

機能訓練指導員とは、利用者の心身の状況に応じて、日常生活を送る力を維持・向上させるための訓練を計画し、指導する職員のことです。リハビリの専門職に限られるわけではなく、看護職員などが担っている事業所もたくさんあります。

ここが、事務にとっていちばんの分かれ道です。前の6つの資格であれば、確認するのは資格証（免許証）の写しでほぼ足ります。一方、はり師・きゅう師の方を配置する場合は、実務経験を示す書類（前の勤務先の実務経験証明書など）を、採用のタイミングでもらっておく必要があります。あとから遡って集めるのは、相手先にも手間をかけてしまう作業です。

現場から「この方でいけますか」と聞かれたときは、資格名だけで答えずに、「免許証の写しをいただけますか。はり師・きゅう師の方なら実務経験の証明も必要になります」と返す。この一言を型にしておくと、後の確認がずいぶん楽になります。

なお、介護老人保健施設のように、そもそも配置すべき職種が「理学療法士・作業療法士・言語聴覚士」と定められているサービスもあります。「機能訓練指導員」という職種名でひとくくりに考えず、自分の事業所のサービス種別の基準を見に行くのが確実です。

その2：配置——「基準の配置」と「加算の配置」を分けて見る

介護事業所の事務担当者が、資格証の確認・勤務形態一覧表での配置の確認・機能訓練の記録の確認という3つの場面が並んだ図を、明るい表情で指し示している説明図
「資格」で範囲を確かめ、「配置」を基準と加算の両面で見て、「記録」でつながりを残す

配置でこんがらがるのは、まったく別の2つのものさしが、同じ「機能訓練指導員」という言葉を使っているからです。いったん、次のように分けてしまいましょう。

（A）人員基準としての配置

通所介護、地域密着型通所介護、短期入所生活介護、特定施設入居者生活介護、介護老人福祉施設（特養）などでは、機能訓練指導員を1名以上置くことが人員基準になっています。ここで問われるのは「いるかどうか」です。

このとき、ほかの職種との兼務が認められる場合があります。たとえば看護職員として配置している方が、機能訓練指導員を兼ねる、という形はよくあります。ただし、兼務の可否と範囲はサービス種別ごとに違い、「同じ時間帯に両方を担えるか」という見方も入ります。ここは自己判断せず、指定権者の手引きで確かめるところです。

（B）加算の要件としての配置

個別機能訓練加算のように、機能訓練指導員の配置そのものが要件になっている加算があります。こちらで問われるのは「いるかどうか」ではなく、専従かどうか・どの時間帯に配置しているか・区分ごとに何を満たすかです。

この違いを、ひとことで言うとこうなります。

何を問われるかつまずきやすい点
（A）人員基準1名以上いるか退職・産休で「気づいたら不在」になる
（B）加算の要件専従か、いつ配置しているか基準は満たしているのに、加算の要件は外れている

「基準は大丈夫だから加算も大丈夫」とは言えませんし、その逆もあります。（A）と（B）は別々にチェックする。この分け方を持っているだけで、月次の確認がぐっと安定します。

個別機能訓練加算の区分ごとの要件と、計画書の整え方は個別機能訓練加算の要件と計画書、整える順番を一緒ににまとめています。単位数や区分の細部は改定で動くところなので、算定の判断は最新の単位数表と解釈通知で確認してください。

そしてもう1つ、事務として先に見ておきたい視点があります。その方が辞めたら、明日から不在になる状態になっていないか、です。1名でぎりぎり回している事業所は少なくありません。責める話ではまったくなく、「1名だけで持っている」と分かっていること自体が備えになります。人員基準を満たせない場面が出たときの動き方は人員基準を満たせないとき、あわてず動く順番を一緒に整理を見ておくと落ち着けます。

その3：記録——事務がそろえておく4点

配置が正しくても、示せなければ確認のときに時間がかかります。そろえるのは、次の4点です。

1. 資格証（免許証）の写し

採用時にいただき、職員ファイルに綴じます。氏名の変更（結婚など）があったときは、現姓とのつながりが分かる形にしておくと安心です。

2. 実務経験の証明（はり師・きゅう師の場合）

前の勤務先で発行してもらう実務経験証明書など。採用時にもらうのがいちばん確実です。

3. 勤務形態一覧表での職種の書き方

「機能訓練指導員」としてどの職種欄に置くか、兼務ならどう表すかは、迷いやすいところです。ここは自治体の様式と記載例に合わせるのが早道で、勤務形態一覧表の作り方、提出前に押さえる順番を一緒に整理に書き方の順番をまとめています。常勤換算の数え方でつまずいたときは常勤換算数の数え方、つまずきやすい点を一緒に整理するもどうぞ。

4. 機能訓練の実施記録と計画のつながり

誰が計画を立て、誰が実施し、どう見直したか。運営指導では、配置している人と、記録に出てくる人が一致しているかが見られます。「計画書には機能訓練指導員の名前があるのに、その日は勤務していない」といったズレは、意図せず起きるものです。月に1回、1名分だけでも突き合わせておくと、後の負担が変わります。

影響：訓練が「その人の暮らし」につながっていく

この職種の確認は、書類のためだけの作業ではありません。

機能訓練指導員が置かれ、計画が立てられ、記録が残るということは、「この方は、どこまで自分でできて、何を続けたいのか」が、事業所の中で言葉になっているということです。歩けるようになりたい、トイレは自分で行きたい、また台所に立ちたい——そういう願いが、訓練という形で日々のケアに入っていきます。

事務が資格と配置を整えておくと、その仕組みが止まりません。届出が通り、加算が算定でき、次の年度も同じ体制が続く。書類を整えることは、利用者の「またやってみたい」を支える土台を守ることでもあります。

明日やること（優先順位と代替）

  1. いま機能訓練指導員として配置している方の氏名と資格を、紙かメモに書き出す（1分で終わります）
  2. その方の資格証の写しが職員ファイルにあるか確認する（見当たらなければ、本人に依頼するリストへ）
  3. はり師・きゅう師の方がいれば、実務経験の証明があるかを確認する
  4. 人員基準としての配置（1名以上いるか）と、加算の要件としての配置（専従か・時間帯は合っているか）を、紙の上で2行に分けて書いてみる
  5. 勤務形態一覧表の職種欄の書き方が、自治体の記載例と合っているか見直す
  6. 機能訓練の記録1件分だけ、実施者の名前と勤務実績が一致しているか突き合わせる
  7. 配置の細部（必要人数・兼務の可否・加算の要件）を、最新の基準省令・解釈通知と指定権者の手引きで確認する

全部を今日やらなくて大丈夫です。1と2だけでも、次に「この方で大丈夫ですか」と聞かれたときに、すぐ答えられるようになります。

確認チェックリスト（持ち歩き用・最小ライン）

よければ、こちらも

同じ「配置と資格」でつまずきやすい職種として生活相談員の配置基準と資格要件、数え方の迷いを一緒に整理があります。兼務の線引きに迷ったときは介護の兼務はどこまで大丈夫？認められる範囲と注意点を整理、届出まわりを整えるなら加算の体制届、出し方と提出期限を落ち着いて確認するが続きになります。書類そのものをそろえる段階に入ったら実地指導で見られる書類一覧｜事務がそろえる順番と整え方も参考にしてください。

職員の資格と配置を整理し終えた一覧を手に、機能訓練のスペースで体操を楽しむ利用者たちのほうを見て、やわらかくほほえんでいる介護事業所の事務担当者

一度に全部そろえなくて大丈夫です。「資格の範囲を確かめる」「基準の配置と加算の配置を分けて見る」「資格証と記録をつなげておく」。この順に一つずつ置いていけば、機能訓練指導員まわりの迷いはちゃんと減っていきます。今日は、配置している方の名前と資格を書き出すところまでで十分です。

誰かが「また歩けるようになりたい」と口にして、それが計画になって、訓練の時間になって、記録に残る。その道筋が途切れないように、事務室で資格証を1枚ずつ確かめている人がいます。その静かな確認が、今日も現場を支えています。

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